Wie wir arbeiten

Wie arbeiten wir eigentlich?!

Manchmal ist es ganz schön erschreckend, was es da so für Gedanken zu gibt.

Nein, die Spenden kommen nicht alle auf einen Haufen und werden dann wahllos weitergegeben.

Jede noch so kleine Spende wird erfasst und bewertet. Es gibt Spendeneingangslisten für Hund, Katze, Nager, Vögel und Sachspenden.

Wir haben jeweils eine Preisliste aus dem Mittelwert von sechs verschiedenen Produkten (Markenprodukten, Spezialfutter und Discounterprodukten) erstellt. So gibt es inzwischen für fast alle Marken und Packungsgrößen einen festgelegten Preis. Bei gebrauchten Sachspenden ist es etwas schwieriger. Da gucken wir alle gemeinsam, welchen Preis wir dafür noch auf der Spendeneingangsliste vermerken. Dies ist wichtig für das Finanzamt, die rechnen nämlich leider nicht in Dosen.

Alles was wir tun und dazu gehört natürlich auch unsere Kasse, lassen wir extern noch einmal vom Steuerberater prüfen, denn „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“. Das Steuerbüro Take und Maracke kennt sich insbesondere auch mit Vereinsrecht aus, das ist ganz schön umfassend und fast täglich ändert sich was. Hier schaut man uns genau auf die Finger und haut auch auf diese, falls etwas nicht stimmen sollte (ist aber bisher noch nicht vorgekommen). Die nächste Prüfstation ist dann das Finanzamt und zuletzt auch das Gericht, wo wir als Verein registriert sind und uns an Regeln zu halten haben.

Um von uns Futter zu erhalten, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Der Kunde muss die Bedürftigkeit nachweisen und natürlich auch, dass er der tatsächliche Halter des/der Tieres /Tiere ist. Hier unterstützen wir aber nicht mehr als vier Tiere pro Haushalt. Hunde werden bei uns gewogen, da das Futter nach Gewicht ausgegeben wird. Auch hierfür gibt es eine Tabelle.

Jeder Kunde hat eine Karteikarte, auf der alles notiert ist, wann wurde der Bescheid vorgelegt, wie lange ist er gültig. Was für ein Tier hat der Kunde, Rasse, Name, Alter, geimpft, gechippt, kastriert, welcher Tierarzt und Besonderheiten, zum Beispiel wenn ein Tier ein Spezialfutter benötigt. Dies muss von einem Tierarzt schriftlich bestätigt sein, denn kranke Tiere erhalten von uns, im Gegensatz zu den Anderen, eine Vollverpflegung.

Die Spendenausgabe wird grammgenau notiert, der Empfang muss vom Kunden quittiert werden. Diese „Laufzettel“ werden dann in einer monatlichen Statistik zusammengefasst, die dem Steuerberater vorgelegt wird. Danach werden die Laufzettel für 10 Jahre archiviert, um sie dem Finanzamt zur Prüfung vorlegen zu können.

Die von uns beauftragte, externe Prüfung der Buchführung durch den Steuerberater erfolgt quartalsweise, denn sollte sich tatsächlich einmal ein Fehler einschleichen, zieht er sich nicht durch das ganze Jahr, sondern kann zeitnah behoben werden.

Denn wie heißt es so schön? „Ein reines Gewissen ist ein gutes Ruhekissen.“

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