Wir sind schon immer hochsensibel mit Daten umgegangen und archivieren nur Daten, die wir zwingend zum Nachweis unserer gemeinnützigen Arbeit bei einer Prüfung vorlegen müssen (Aufbewahrungszeit 10 Jahre) und/oder die wir zur persönlichen Kontaktaufnahme unsererseits brauchen. An Dritte weitergegeben wird grundsätzlich nichts.

Nur dies alles nach dem neuen Datenschutzgesetz (BDSG 2018) haarklein in Schriftform zu bringen und nichts zu vergessen, ist ganz schön zeitaufwendig, zumal man auf die richtigen Formulierungen zu achten hat und nichts - wirklich nichts vergessen darf. Deshalb haben wir uns hier auch professionelle Hilfe geholt.

In vielen Abmahnverfahren heißt es oft: „Für den einfachen Leser muss erkennbar sein …, muss deutlich werden, …. muss verständlich gemacht werden …“

Den „einfachen Leser“ vermissen wir so ein bisschen in der neuen Datenschutzverordnung, denn selbst manche Experten scheinen auch so ihre Schwierigkeiten zu haben. Oft haben wir gehört, dass erst die ersten Gerichtsurteile letztendlich sicherstellen werden, wie was geschrieben oder umgesetzt werden muss.

So gab es letztens irgendwo zu lesen, dass selbst bei der Übergabe einer Visitenkarte erklärt werden müsste, was mit den Daten passiert, wenn der Empfänger mit dem jeweiligen Unternehmen kontakt aufnimmt. Dies würde zwar noch mündlich gehen, aber im Falle eines Falles hätte man dann keine Grundlage. Denn bei Anruf wird die Telefonnummer übermittelt, wenn diese nicht vorher unterdrückt wurde und könnte theoretisch gespeichert werden.

Visitenkarten gönnen wir uns sowieso nicht, das Geld geben wir lieber für unsere Schützlinge aus.

Bisher haben wir alles Mögliche getan, um alle Daten zu schützen und werden es auch weiterhin tun.

So werden zum Beispiel die Karteikarten der Kunden und die dazugehörigen Bescheide, getrennt von einander verwahrt. Sollte es notwendig werden, Telefonnummern weiterzugeben, zum Beispiel wenn sich Jemand als Pflegestelle zur Verfügung gestellt hat, rufen wir vorher noch einmal an und fragen nach, ob das noch gilt und wir die Nummer zur Kontaktaufnahme weitergeben dürfen.

Werden Zuschüsse zu den Tierarztkosten gewährt, hängt dem Übernahmeschein auch gleich eine Schweigepflichtentbindung an.

Alle ehrenamtlichen Mitarbeiter unterschreiben bei uns schon seit langem eine Verschwiegenheitserklärung, in der sie mit ihrer Unterschrift versichern, dass sie keine Daten über Kunden, Mitarbeiter oder sonstige ausgabestelleninternen Angelegenheiten nach außen tragen.

Unsere Datenschutzrichtlinien haben wir nun alle zu Papier gebracht und lassen uns diese jetzt nach und nach von den Kunden unterschreiben. Bei Neuanmeldungen gehören sie ab sofort zu den Aufnahmeformularen. So können wir bei Bedarf noch besser aufklären. Zudem hängen sie bei uns in der Ausgabestelle aus.

Da unseren Flyern ein Mitgliederantrag anhängt, kommt hier nun auch der entsprechende Hinweis auf den Datenschutz und natürlich darf die „Zustimmung“ nicht fehlen.

Hier kommt uns zu Gute, dass wir sowieso neue Flyer brauchen, da sich doch das Eine oder Andere bei uns geändert hat.

So – und nachdem das nun alles steht, machen wir uns ans „QM“ (Qualitätsmanagement). Wir haben vor Jahren schon einmal angefangen, aber auch das ist eine wahnsinnige Arbeit, die leider liegengeblieben ist, nur – wenn das QM erst einmal steht, ist auch dieses sehr hilfreich.

Doch uns fehlen einfach noch mehr Mitstreiter – allerdings – sind wir mehr als zehn, brauchen wir wieder einen Datenschutzbeauftragten/in und der/die darf nicht aus dem eigenen Team kommen – also Dienstleister und Kosten.

Tja, …. was soll man sagen?!

Wir sagen: „ Nicht lang schnacken, Kopp in Nacken“